Modul E-Mail

Das Modul Email funktioniert im Wesentlichen so einfach wie üblich Webmail-Services und umfasst unter anderem folgenden Funktionen:

• Schreiben von Emails im PVS
• Empfangen von Emails im PVS und über Email-Client
• Antworten und Weiterleiten von empfangenen Emails im PVS
• Arbeitsplatzunabhängiger Zugriff auf Emails
• Archivierung von Emails als Dokumente in Dokumentenserien
• Dokumentation der Email-Korrespondenz

Senden, Empfangen und Bearbeiten von Emails

Emails können direkt mit dem Email-Editor im Modul Emails geschrieben und gesendet werden. Gesendete Emails werden den Empfängern in den Posteingang im Modul Email aber auch an deren Webserver zugestellt, sodass diese im Email-Client gelesen und bearbeitet werden können.

Emails im Posteingang im Modul Email können wie gewohnt beantwortet oder weiterleitet werden.

Keine eigene „PVS-Email-Adresse“

Emails aus dem Modul Email werden nur innerhalb von PVS verschickt bzw. an die beim jeweiligen Benutzer im Modul Kontakte eingetragene Email-Adresse gesendet. Benutzer benötigen daher keine eigenen „PVS-Email-Adresse“, um das Modul Email nutzen zu können.

Empfänger

Als Empfänger von Emails können im Modul Email alle im Modul Kontakt erfassten Benutzer, Kontakte und Verteilerlisten ausgewählt werden.

Archivierung

Gesendete Emails werden nicht nur im Postausgang eines Benutzers gespeichert, sondern können als Dokumente in Dokumentenserien des Moduls Pläne & Dokumente abgelegt werden. So kann z. B. eine Dokumentenserie für die Korrespondenz zu einem Thema angelegt, in welcher dann auch alle diesbezüglichen Emails gespeichert werden.

Große Email-Anhänge

Das Versenden von Email-Anhängen, welche die Größenbeschränkung des Email-Servers von Empfängern überschreiten kann durch die Verwendung des Moduls Email vermieden werden. Zum Einen besteht die Möglichkeit, für jeden Benutzer oder Kontakt ein Größenlimit für Emails im Modul Kontakte anzugeben. Emails, die dieses Limit überschreiten, können dann nicht an diesen Benutzer oder Kontakt gesendet werden. Zweitens können am PVS-Server abgelegte Daten als sogenannte PVS Anlagen-Links mitgesendet werden. Die entsprechende Datei wird dann nicht als Anhang mit der Email versendet, sondern der Benutzer erhält mit der Email einen Link, unter dem er diese Datei vom PVS-Server kopieren kann.