Modul Pläne und Dokumente
Das Modul Pläne & Dokumente stellt ein System zur Abgabe, Archivierung und Verwaltung von Plänen und Dokumenten dar und umfasst unter anderem folgende Funktionen:
- Dokumentenstruktur
- Anlegen von Dokumentenserien
- Upload und Download von Plänen und Dokumenten
- Automatische Benennung von gespeicherten Plänen und Dokumenten nach einem durchdachten Nummernsystem
- Freigabelauf von Plänen
- Suchfunktion
- Berechtigungssystem
- Automatische Email-Benachrichtigungen bei Upload und Download von Plänen und Dokumenten
Abgabesystem
Hinsichtlich der Lieferung von Plänen und Dokumenten durch Planer wie Architekten, Statiker usw. sollte das Modul Pläne & Dokumente primär als Abgabesystem dienen, in welches „finale“ Planversionen bzw. Dokumente abgegeben werden und diese dadurch berechtigten Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Beim Ablegen einer neuen Planversion oder eines neuen Dokuments werden alle berechtigten Benutzer automatisch per Email benachrichtigt. Diese können ausschließlich den Letztstand (d. h. immer den aktuellsten Plan bzw. Dokument und nicht eine alte Version) vom System laden.
Durch die zentrale Speicherung mit automatischer Benachrichtigung per Email erfolgte eine Umwandlung des Verteilungsverhältnisses von einer Bring- zu einer Holschuld. Benutzer werden über neue Pläne und Dokumente benachrichtigt und müssen diese selbst aus dem System holen, d. h. Sie müssen nicht auf eine physische Zustellung warten.
Archivierung und Datenaustausch
Weiters kann das Modul Pläne & Dokumente natürlich dazu genutzt werden Pläne und Dokumente zu archivieren bzw. diese anderen Benutzern zugänglich zu machen.
Nummernsystem
PVS benutzt ein durchdachtes und bewährtes Nummernsystem zur Benennung von abgelegten Plänen und Dokumenten. Jeder Plan bzw. jedes Dokument erhält beim Upload auf den PVS-Server automatisch einen eindeutigen Namen. Der Name besteht unter anderem aus den sogenannten Stammdaten, die vor Beginn des Bauvorhabens festgelegt werden und die es möglich machen, den Plan bzw. das Dokument bestimmten Kategorieren – wie z. B. Verfasser, Ebene, Planungsstand, Gewerk usw. – zuzuordnen.
Verschiedene Versionen eines Planes bzw. thematisch zusammengehörige Dokumente werden in so genannten Dokumentenserien gespeichert und unterscheiden sich im Namen durch einen Index und optional einen Dokumentenstatus. Bei Plänen kommt dem Dokumentenstatus besondere Bedeutung im Freigabelauf zu, da er angibt, ob es sich bei dem Plan um einen Vorabzug, einen freigegebenen Plan oder einen Bestandsplan handelt.
Grundkonfigurationen des Nummernsystems werden genau den Anforderungen Ihres Bauvorhabens entsprechend vor Beginn festgelegt. Dabei wird Wert darauf gelegt, dass das System einerseits umfassend genug ist, um einer hohen Anzahl von Plänen und Dokumenten gerecht zu werden und andererseits einfach genug, um eine unnötige Komplexität zu vermeiden.
Freigabelauf von Plänen
Der gesamte Vorgang der Freigabe eines Planes vom ersten Vorabzug bis zum endgültig freigegebenen Plan kann im PVS abgewickelt werden. Vorabzüge werden mit dem Dokumentenstatus „V“ in einer Dokumentenserie abgelegt. Der zur Freiga- be berechtigte Benutzer erhält eine automatische Email-Benachrichtigung und kann den Plan freigeben oder die Freigabe ablehnen. Der freigegebene Plan wird dann mit dem Dokumentenstatus „F“ in der Dokumentenserie abgelegt.
Automatische Email-Benachrichtigungen
Die Berechtigung zum Erhalt von automatischen Email-Benachrichtigungen kann bis auf die Ebene der Dokumentenserien für alle Benutzer individuell festgelegt werden. So kann ein Benutzer z. B. immer dann automatisch benachrichtigt werden, wenn ein Plan oder ein Dokument in einer bestimmten Dokumentenserie abgelegt wird. Damit ist gesichert, dass die entsprechenden Benutzer immer aktuell informiert sind, welche Tätigkeiten im Modul Pläne & Dokumente erfolgen, ohne dass manuell diesbezügliche Nachrichten versendet werden müssen.
Workflow-Management
Das integrierte Workflow-Management erlaubt, für jede Dokumentenserie einen genauen Arbeitsablauf festzulegen. Definierbar ist, wann von wem welche Tätigkeiten wie zum Beispiel Upload eines Planes, Freigabe, Hardcopy-Lieferung usw. durchgeführt werden müssen. Wird eine Tätigkeit erledigt, wird der nächstfolgende Benutzer im Arbeitsablauf automatisch per Email benachrichtigt.
